Vereenvoudig voorlichtingen in het LOB
Duizenden leerlingen melden zich jaarlijks via ons systeem aan voor LOB-voorlichtingen
Voor de Decanenkring Tilburg ontwikkelden wij in 2021 een systeem waarmee zij met veel gemak leerlingen konden uitnodigen om voorlichtingen voor vervolgopleidingen bij te wonen. Dit systeem bleek een groot succes en bespaart decanen nog altijd veel tijd.
Inmiddels is dit product breed inzetbaar voor elke school of samenwerkingsverband van scholen om voorlichtingen in te plannen en leerlingen te laten inschrijven, of de voorlichtingen nou op specifieke dagen in het jaar zijn, of het hele jaar door.
Zo doen wij dat
Gemak voor decanen
Decanen kunnen iedere nieuwe periode in het beheersysteem een leerlingenlijst uploaden. Deze leerlingen krijgen dan automatisch een account in het systeem. We beperken de leerlinggegevens die aangeleverd kunnen worden tot enkel de gegevens die relevant zijn voor het mogelijk maken van de aanmeldingen; een voornaam, achternaam, cohort en een e-mailadres van school. Automatisch worden leerlingen na een jaar verwijderd, tenzij de school een andere verwijderdatum heeft opgegeven in de import.
Decanen kunnen zien voor hoeveel voorlichtingen hun leerlingen zich al hebben ingeschreven en een minimum aantal voorlichtingen instellen. In een duidelijk overzicht wordt er met kleuren en filters aangegeven welke leerlingen al wel het target hebben behaald, en welke nog niet.
De administratie van “welke leerling gaat naar welke voorlichting” is een fluitje van een cent geworden!
Features
Handig voor leerlingen
Wanneer leerlingen groen licht krijgen van hun decaan, gaan ze naar de website waar het systeem op te vinden is. Elke regio/decanenkring heeft hiervoor een eigen domeinnaam. Het overzicht met opleidingen en de bijbehorende agenda’s is vrij te doorzoeken (zoekfunctie, filters) voor iedereen. Zo kunnen ook ouders meekijken. Naast dat er filters zijn in het overzicht, is er ook de knop “verras me”. Met “verras me” krijgt de bezoeker een willekeurige selectie van opleidingen te zien.
Pas wanneer een leerling zich wilt aanmelden voor een voorlichting, het adres wilt zien of het tijdstip, moet hij of zij ingelogd zijn. Leerlingen loggen, net zoals elke gebruiker, in zonder wachtwoord, maar met een aanmeldlink die naar hun e-mailadres van school wordt verstuurd.
Inschrijven voor een voorlichting kan met een druk op de knop bij de agenda van een opleiding. Afmelden ook. Bij het inschrijven krijgt de leerling een bevestiging per e-mail. Ook krijgt de leerling enkele dagen van tevoren ook nog een herinnering. Wanneer de voorlichting digitaal is, ontvangt de leerling een e-mail met de link naar de online videovergadering — bijvoorbeeld van Zoom, Google Meet of Teams.
Features
Eenvoud voor voorlichters
Voorlichters — ook wel: vertegenwoordigers van vervolgopleiders — krijgen ook een account in het aanmeldsysteem. Samen met decanen met extra verantwoordelijkheid, de zogenaamde super-decanen, zijn zij verantwoordelijk voor het bijhouden van het assortiment aan opleidingen en de bijbehorende agenda’s.
Het inrichten van alle opleidingen is een eenmalige opgave; daarna profiteren alle betrokkenen nog jaren van de catalogus.
Dit geeft de nodige flexibiliteit: de ene decanenkring zal gecentraliseerd op specifieke dagen álle voorlichtingen geven, andere decanenkringen geven vervolgopleiders de ruimte om zelf voorlichtingen te organiseren op hun eigen locaties.
Elke opleiding heeft een afbeelding, een uitleg en Ă©Ă©n of meerdere opleidingsniveaus. Deze zijn in te stellen door zowel de voorlichter als de super-decanen. Een voorlichter kan daarnaast zelf contactgegevens opgeven van de school, zoals een adres, e-mailadres en de URL van de website. Deze worden getoond onder elke opleiding van de vervolgopleider.
Voorlichters kunnen eenvoudig digitale presentielijsten downloaden om na de voorlichting terug in te leveren bij de decanen.
Features
Het is tijd om het aanmeldsysteem voor LOB-voorlichtingen van Vallonic in actie te zien. We nemen je graag mee naar de live-variant van Decanenkring Tilburg. Hier gebruiken 12 middelbare scholen en 8 vervolgopleiders het platform.
Decaan Addie Hermans op LinkedIn:Â “Ik heb voor het tweede jaar op rij de regionale voorlichtingsavonden mogen organiseren. Dankzij Thierry Maasdam van Vallonic B.V. en de website die speciaal voor deze avonden gemaakt is, een leuke klus om te mogen doen.”
Veelgestelde vragen
Welke periodieke kosten zijn verbonden aan het gebruik van het platform?
Het gebruik van onze software vragen wij per regio € 80 per maand per deelnemende middelbare school, inclusief BTW.
Er zitten geen beperkingen op het aantal leerlingen dat zich kunnen aanmelden voor voorlichtingen, het aantal voorlichtingen, het aantal decanen, het aantal voorlichters, het aantal bezoeken of het aantal opleidingen.
Dit bedrag is inclusief de webhosting die wordt verzorgd door Vallonic One.
Dit bedrag is inclusief klantenservice per e-mail voor vervolgopleiders en decanen en klantenservice per telefoon voor super-decanen.
Welke eenmalige kosten zijn verboden aan het gebruik van het platform?
Eenmalig vragen we een vast bedrag voor het inrichten van het platform. Hier zit ook het aanpassen van het platform naar een bepaalde huisstijl bij inbegrepen.
Kan ik ook slechts met Ă©Ă©n school dit platform gebruiken?
Ja. In dat geval geldt wel dat we een bedrag van €100 per maand inclusief BTW vragen.
Wat is de duur van de overeenkomst? Wat is het opzegtermijn?
De duur van de overeenkomst is telkens een jaar — 12 maanden. De opzegtermijn is 3 maanden.
Kan ik het platform in actie zien? (Demo)
Ja. De Decanenkring Tilburg gebruikt het platform op voorlichtingvmbotilburg.nl. Om een demo kan worden verzocht door contact op te nemen met Vallonic.
Is er een handleiding beschikbaar voor leerlingen?
Ja, die is er. Deze is hier te vinden.
Is er een handleiding beschikbaar voor decanen?
Ja, die is er. Deze is hier te vinden.
Is er een handleiding beschikbaar voor voorlichters?
Ja, die is er. Deze is hier te vinden.
Voor wie is er klantenservice per e-mail?
Klantenservice is er per e-mail voor voorlichters en decanen. Voor leerlingen en ouders, loopt de klantenservice via de school.
Voor wie is er telefonische klantenservice?
Telefonische klantenservice is bedoeld voor onze directe contacten bij de deelnemende scholen. Dit zijn de super-decanen.
Wat houdt Privacy by Design in in de context van dit platform?
Privacy by Design houdt voor Vallonic in dat we niet meer gegevens verzamelen van onze gebruikers dan minimaal nodig om de software te doen functioneren Ă©n deze gegevens niet op meer plekken dan nodig op te slaan.
We verzamelen slechts de volgende gegevens van leerlingen:
- Voornaam
- Achternaam
- Cohort
- E-mailadres van school (uitdrukkelijk!)
Op het cohort na, geldt dit ook voor voorlichters en decanen.
Er draait in beginsel geen analytische software van derden op het platform. We raden scholen af om dit in te zetten.
Er worden enkel functionele cookies ingezet.
Leerlinggegevens worden automatisch verwijderd na 1 jaar, tenzij een school bij het importeren een andere specifieke verwijderdatum heeft opgegeven.
Het is aan de school om verantwoord om te gaan met de spreadsheets die te downloaden zijn uit het platform. Dit gaat om presentielijsten en lijsten met leerlingen die zich nog niet voor voldoende voorlichtingen hebben aangemeld, indien een school hierop handhaaft.
Waar worden de gegevens opgeslagen?
Dit wordt kenbaar gemaakt bij de specificatie van het Vallonic One hostingpakket dat wordt gebruikt voor de hosting van het platform. De meest voorkomende locatie is het datacentrum in Rotterdam.
Tussen Vallonic en het bare metal (de fysieke installatie) in het datacentrum zit slechts Ă©Ă©n partij; de netwerkbeheerder.
Hoe werkt inloggen zonder wachtwoord?
Om het gemak te vergroten voor leerlingen, decanen en voorlichters zonder te koppelen aan een directory van een school, hebben we ervoor gekozen om wachtwoordloos inloggen aan te bieden.
Inloggen zonder wachtwoord gaat als volgt;
- Ga naar /inloggen
- Vul je e-mailadres van school in
- Open je mailbox
- Klik binnen 5 minuten op de link in de mail die je van ons krijgt
- Je bent ingelogd
Hoe veilig is inloggen zonder wachtwoord?
Wachtwoordloos inloggen is net zo veilig als het gebruiken van een regulier wachtwoord wanneer daarbij ook een “wachtwoord vergeten” functie wordt aangeboden. Een vergeten wachtwoord is immers ook opnieuw in te stellen via een link die per e-mail naar de persoon in kwestie wordt gebruikt.
Een voordeel hiervan is dat het platform voor het aanmelden van LOB-voorlichtingen op deze manier meelift op de bestaande veiligheidsmaatregelen van de mailbox van school, zoals bijvoorbeeld 2-factor authenticatie.
Een bijkomend voordeel is dat er ook gecommuniceerd wordt naar de gebruiker wanneer er een poging tot inloggen is geweest; de mail met de beveiligde link is daar immers bewijs van.
Bieden jullie een verwerkersovereenkomst aan?
Ja. Wij stellen een verwerkersovereenkomst op die gebaseerd is op de modelovereenkomst van het Privacyconvenant Onderwijs. Deze wordt met elke deelnemende middelbare school ondertekend via DocuSign.
